Elektronische Patientenakte

1. Das Wichtigste in Kürze

Die elektronische Patientenakte (ePA) wird schrittweise seit Januar 2021 eingeführt. Für alle Mitglieder der gesetzlichen Krankenversicherung, die noch keine ePa haben, wird diese ab Januar 2025 eingerichtet. Wer dies nicht möchte, kann der Einrichtung einer ePA widersprechen (sog. Opt-out-Lösung). Versicherte können mit der ePA ihre Gesundheitsdaten online speichern (lassen), verwalten und auch selbst Gesundheitsdaten hinterlegen. Sie können entscheiden, wer welche Daten wie lange sehen darf und die hinterlegten Informationen auch ganz oder teilweise löschen (lassen).

2. Was ist die ePA?

Die ePA ist eine digitale Akte, in der die individuellen Gesundheitsdaten (z.B. Arztbriefe, Röntgenbilder) der versicherten Person gespeichert werden können. Alle Daten werden auf Servern, die in Deutschland stehen, zentral gespeichert und verschlüsselt. Entschlüsselt werden die Daten z.B. durch berechtigte Arztpraxen oder durch die versicherte Person auf deren digitalen Endgeräten (z.B. Praxis-PC, Smartphone des Versicherten).

2.1. Einführung der ePA für alle

Die Krankenkassen müssen bis zum 14.1.2025 jedem Versicherten eine ePA zur Verfügung stellen, der diese beantragt. Ab dem 15.1.2025 werden dann alle Mitglieder der gesetzlichen Krankenkassen, die noch keine ePA haben, über die Einführung der ePA für alle informiert. Die Krankenkasse richtet dann für jedes Mitglied, das nicht innerhalb von 6 Wochen nach der Information widerspricht (sog. Opt-out-Lösung), eine ePA ein. Gleiches gilt für Kinder und Jugendliche, die familienversichert sind. Auch nachdem die ePA eingerichtet ist, können Versicherte über die ePA-App oder ihre Krankenkasse jederzeit widersprechen und die ePA löschen (lassen).

2.2. Zugriff auf die ePA

Gesetzlich Versicherte können ihre ePA selbst befüllen und verwalten. Dies soll in Arztpraxen, Apotheken oder Krankenhäusern möglich sein oder mit der ePA-App der Krankenkasse. Wer die App nicht selbst bedienen kann oder möchte, kann auch eine Vertretungsperson (z.B. Angehörige oder Betreuer) einsetzen. Alternativ gibt es die Ombudsstelle der Krankenkasse. Diese hilft bei allen Fragen und Problemen rund um die ePA, nimmt z.B. Widersprüche entgegen oder hinterlegt Zugriffseinstellungen.

Ärzte erhalten durch Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte automatisch einen 90-tägigen Zugriff auf die ePA, außer die Versicherten haben andere Zugriffseinstellungen hinterlegt. Die behandelnden Ärzte können so z.B. Diagnosen und Therapien in die ePA einpflegen.

Apotheken haben automatisch für 3 Tage nach Abholung der Medikamente Einsicht in die ePA, außer die Versicherten haben andere Zugriffseinstellungen hinterlegt. Die Einsicht wird ihnen gewährt, um mögliche Wechselwirkungen verschiedener Medikamente zu erkennen.

Im Rahmen einer Behandlung kann auch weiteres medizinisches Fachpersonal automatischen Zugriff auf die ePA bekommen, z.B. Psychotherapeuten, Gesundheits- und Krankenpfleger, Hebammen oder Notfallsanitäter. Arbeitsmediziner, Betriebsärzte und Ärzte des öffentlichen Gesundheitsdienstes dürfen auf die ePA erst nach Einwilligung der Versicherten zugreifen.

Dem Forschungsdatenzentrum Gesundheit im Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte werden die Daten pseudonymisiert (ohne Namen und Adresse) weitergeleitet, außer die Versicherten haben dem widersprochen. Die Daten werden für statistische Gesundheitsberichte, Forschung und eine Verbesserung der Versorgungsqualität und -sicherheit genutzt.

Versicherte können aber auch zu jeder Zeit selbst bestimmen, wer wie lange Zugriff auf welche Inhalte hat. Sie können z.B. festlegen,

wie lange der Zugriff gewährt wird: mind. 1 Tag bis hin zu unbegrenzt.
welche Ärzte/Apotheker/Krankenhäuser (keinen) Zugriff bekommen.
welche Daten auf der ePA von wem eingesehen werden dürfen.

Alle Rechte (z.B. Widerspruch, Verwaltung) in Bezug auf die ePA können Versicherte ab dem 15. Geburtstag selbst ausüben. Davor sind die Erziehungsberechtigten zuständig.

3. Informationen in der ePA

Welche Informationen in der ePA abgespeichert werden, ist nicht abschließend geregelt. Das Gesetz nennt folgende Beispiele:

Befunde
Diagnosen
durchgeführte und geplante Therapiemaßnahmen
Früherkennungsuntersuchungen
Behandlungsberichte und sonstige untersuchungs- und behandlungsbezogene medizinische Informationen
elektronischer Medikationsplan
elektronische Patientenkurzakte mit Notfalldaten
elektronische Arztbriefe
Zahn-Bonusheft
elektronisches Untersuchungsheft für Kinder mit den U-Untersuchungen und J-Untersuchungen
elektronischer Mutterpass und Daten zur Hebammenhilfe
elektronische Impfdokumentation
Gesundheitsdaten, die Versicherte selbst zur Verfügung stellen
Hinweise auf Organspendeausweis, Vorsorgevollmacht oder Patientenverfügung
Erklärungen zur Organ- oder Gewebespende
bei den Krankenkassen gespeicherte Daten über in Anspruch genommene Leistungen der Versicherten
Daten der Versicherten aus digitalen Gesundheitsanwendungen
Pflegedaten, z.B. zum Pflegegrad
elektronische Rezepte bzw. Verordnungen
elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU), Näheres unter Arbeitsunfähigkeit
von den Leistungserbringern, also z.B. Arztpraxen, Therapieeinrichtungen und Krankenhäusern, für die versicherte Person bereitgestellte Daten, z.B. im Rahmen von strukturierten Behandlungsprogrammen bei chronischen Krankheiten, Näheres unter Disease-Management-Programme
elektronische Kopien der Patientenakte für eine von der versicherten Person angeforderte Akteneinsicht
Daten zu medizinischer Behandlung und/oder Reha von der Unfallversicherung

Was konkret in der ePA bei der jeweiligen Krankenkasse gespeichert werden kann, ist unterschiedlich und dort zu erfragen. Was in eine ePA hinein darf, steht im Gesetz in § 341 Abs. 2 SGB 5.

4. Vor- und Nachteile der ePA

Die ePA bietet einen digitalen Speicherplatz für alle wichtigen Gesundheitsdaten. Dies hat z.B. folgende Vorteile:

Schnellerer und leichterer Austausch medizinischer Dokumente zwischen Arztpraxen, Krankenhäusern, Apotheken und Patienten. Dadurch werden z.B. auch Arztwechsel oder das Einholen einer ärztlichen Zweitmeinung einfacher.
Keine unnötigen Doppeluntersuchungen, z.B. können Krankenhäuser im Notfall schnell auf wichtige Gesundheitsdaten zugreifen oder Fachärzte auf Untersuchungsergebnisse des Hausarztes.
Übersichtliche Speicherung aller wichtigen Gesundheitsdaten und damit auch eine Zeitersparnis für Patienten und Ärzte.
Wird der Nutzung zu Forschungszwecken nicht widersprochen, hat die Auswertung der Daten ein hohes Potential für Verbesserungen der medizinischen Versorgung und für Einsparungen.

Es gibt jedoch auch Gesichtspunkte, die kritisch gesehen werden, z.B.:

Gesundheitsdaten sind sehr sensible Daten. Es ist wichtig, dass diese vor unbefugten Zugriffen und Datenlecks geschützt werden.
Patienten und Arztpraxen/Apotheken/Krankenhäuser müssen sich mit den Möglichkeiten und der Verwaltung der ePA auseinandersetzen, das kann manche Nutzer überfordern und viel Zeit kosten.
Bisher fand die ePA wenig Akzeptanz unter Patienten, sie wird derzeit nur von Wenigen genutzt. Es wird gehofft, dass die Nutzungszahlen ab 2025 steigen, wenn sie flächendeckend für alle gesetzlich Versicherten eingeführt wird, die nicht widersprechen.
Die ePA-Systeme verursachen teilweise hohe Kosten, welche die Krankenkassen und damit indirekt die gesetzlich Versicherten tragen müssen.

5. Wie funktioniert die ePA?

5.1. Einrichtung der ePA mit App auf dem Handy

Da alle Krankenkassen eine eigene Plattform schaffen oder nutzen, kann die Nutzung für die Versicherten hier nur allgemein beschrieben werden.

Download: Die Versicherten laden die entsprechende App der Krankenkasse kostenlos auf ihr Handy oder Tablet.
ePA beantragen: Sie beantragen die ePA oder warten, bis diese ab Januar 2025 von der Krankenkasse eingerichtet wird.
Registrierung: Sie identifizieren sich und melden sich an, um die App freizuschalten.
Sie fordern bereits vorhandene Daten von der Krankenkasse an, befüllen die Akte mit eigenen Dokumenten oder lassen sie z.B. von ihrer Hausarztpraxis befüllen.

5.2. Einrichtung der ePA ohne Handy

Auch Versicherte, die keine Apps nutzen können oder wollen, können eine elektronische Patientenakte führen lassen:

Sie beantragen die ePA bei ihrer Krankenkasse oder warten, bis diese ab Januar 2025 von der Krankenkasse eingerichtet wird.
Mit der Bestätigung bekommen sie eine PIN von der Krankenkasse zugesandt.
Bei Arztpraxen können sie dann mit ihrer elektronischen Gesundheitskarte und der PIN die ePA freigeben und das Praxispersonal kann Daten in die ePA hochladen oder Daten in der ePA löschen. Auch über die Ombudsstelle der Krankenkasse können z.B. Daten gelöscht oder Zugriffseinstellungen vorgenommen werden.

5.3. Einstellen, Löschen und Kontrollieren von Daten in der ePA

Sowohl Versicherte selbst als auch Ärzte, Therapeuten, Krankenhäuser, Apotheken etc. können Daten eingeben.
Versicherte können selbst bestimmen, wer wie lange Zugriff auf welche Daten bekommt. Diese technische Zugriffsfreigabe kann z.B. erfolgen, indem Patienten in der Praxis die Versichertenkarte einlesen lassen oder individuelle Zugriffseinstellungen in der ePA-App selbst vornehmen. Die Freigabe kann für kurze Zeit erfolgen, z.B. für den Tag des Arztbesuchs, oder für längere Zeit. Jeder Zugriff wird protokolliert.
Versicherte können einzelne oder alle Daten löschen (lassen).

6. Gesetzliche Grundlagen

Im Rahmen des Terminservice- und Versorgungsgesetzes (TSVG) wurde jede gesetzliche Krankenkasse dazu verpflichtet, Versicherten die Möglichkeit der freiwilligen Nutzung einer elektronischen Patientenakte zum 1.1.2021 zur Verfügung zu stellen. Ab 2025 kommt mit dem Gesetz zur Beschleunigung der Digitalisierung des Gesundheitswesens (Digital-Gesetz – DigiG) die ePA für alle.

6.1. Gesundheitsdatennutzungsgesetz (GDNG)

Das am 26.3.2024 in Kraft getretene GDNG soll den Zugang zu Daten aus der ePA für Forschungszwecke und Qualitätssicherung erleichtern. Ziele sind medizinische Fortschritte und eine bessere Prävention und Behandlung.

Die Daten der ePA sollen bestmöglich abgesichert werden, nur auf Antrag zugänglich sein, nicht weitergegeben und nur in der sicheren Verarbeitungsumgebung des Forschungsdatenzentrum Gesundheit verfügbar gemacht werden. Die Potentiale der KI sollen anhand der Daten erprobt und genutzt werden, um in der Zukunft präzisere Diagnosen und passendere Therapieempfehlungen geben zu können. Vision ist, künftig auch einen europäischen Raum für Gesundheitsdaten zu schaffen, um anhand der gesammelten Daten Zusammenhänge von Krankheiten zu erforschen und Ursachen zu erkennen.

Abrechnungsdaten der ePA können außerdem von Kranken- und Pflegekassen genutzt werden, um die bei ihnen Versicherten auf Vorsorge- und Früherkennungsuntersuchen hinzuweisen oder Gesundheitsrisiken direkt kommunizieren zu können.

6.2. Gesetz zur Beschleunigung der Digitalisierung des Gesundheitswesens (Digital-Gesetz – DigiG)

Im DigiG ist unter anderem die Einrichtung der ePA für alle gesetzlich Versicherten ab 2025 geregelt, die privaten Krankenversicherer können ebenfalls eine ePA anbieten – beide widerspruchsbasiert.

Die ePA soll Versicherten ab 2025 eine digitale Medikationsübersicht bieten und in Verbindung mit dem E-Rezept die Möglichkeit schaffen, ungewollte Wechselwirkungen von Medikamenten zu vermeiden. Außerdem soll mit der neuen bzw. erweiterten ePA-App ein weiterer Zugangsweg für das E-Rezept eröffnet werden. Das DigiG möchte digitale Gesundheitsanwendungen auch für komplexere Behandlungsprozesse nutzbar und die Telemedizin insgesamt zum festen Bestandteil der Gesundheitsversorgung machen.

7. Die Phasen der Einführung der ePA

Seit 1.1.2021 bieten die Krankenkassen ihren Versicherten eine App zum Download an, mit der diese Zugang zur elektronischen Krankenakte bekommen. Damit können Versicherte ihren ePA-Zugang über ein Smartphone oder Tablet selbstständig einrichten und nutzen. Wer kein Handy oder Tablet hat, kann seine ePA-Zugangsdaten auch schriftlich bei der Krankenkasse anfordern.
Ebenfalls seit 1.1.2021 läuft eine praktische Test- und Einführungsphase mit ausgewählten Arztpraxen in Berlin und Westfalen-Lippe und einigen Krankenhäusern.
Seit 1.4.2021 werden Ärzte, Zahnärzte, Krankenhäuser und Apotheken mit der ePA verbunden.
Seit 1.7.2021 müssen eigentlich alle Ärzte, Zahnärzte und Psychotherapeuten, die Verträge mit der Krankenkasse haben, in der Lage sein, elektronische Patientenakten zu nutzen und zu befüllen. Hier kommt es aber zu technischen Verzögerungen.
Seit 1.1.2022 müssen theoretisch auch die Krankenhäuser die elektronischen Patientenakten nutzen und befüllen können.
2024 wurde eine sog. Opt-Out-Lösung beschlossen: Die Nutzung bleibt freiwillig, aber wer die elektronische Patientenakte nicht will, muss ausdrücklich widersprechen.
Ab 15.1.2025 sollen alle gesetzlich Versicherten, die nicht widersprechen, eine elektronische Patientenakte bekommen. Nach der Information durch die Krankenkasse bleibt eine Frist von 6 Wochen, der Einrichtung zu widersprechen.

Voraussetzung für die ePA ist, dass die Leistungserbringer, allen voran die Arztpraxen und Apotheken, seit 2022 auch die Krankenhäuser, an die sog. Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen sind. Physiotherapeuten, Hebammen, Pflege- und Rehabilitationseinrichtungen können sich freiwillig anschließen.

8. Praxistipps

Eine Übersicht über die bisherigen Apps der Krankenkassen bietet die gematik unter www.gematik.de > Anwendungen > ePA > Die aktuelle ePA > Die ePA-App.
Informationen zur neuen "ePA für alle" bietet die gematik unter www.gematik.de > Anwendungen > ePA > Die ePA für alle ab 2025.
Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) bietet aktuelle Antworten auf Fragen z.B. zu Datenschutz, Recht und Technik der ePA unter www.kbv.de > Startseite > Service > Service für die Praxis > Digitale Praxis > Anwendungen > ePA > Fragen & Antworten.
Einige Krankenkassen bieten seit 1.1.2024 einen Zugang zur ePA über die GesundheitsID, also die digitale Identität. Näheres zur GesundheitsID unter elektronische Gesundheitskarte.